Du har sagt ja, dere har funnet datoen, og nå sitter du med en liste over mennesker du vil skal være der. Det første instinktet er å fortelle alle med én gang. Men timing er alt – og en save the date som kommer for tidlig eller for sent gjør jobben sin dårlig.
Seksmånedersregelen – og når du bør bryte den
De fleste bryllupsplanleggere anbefaler å sende save the date seks måneder før bryllupet. Det er et godt utgangspunkt for et norsk sommerbryllup – si du gifter deg på Frognerseteren i august, bør gjestene vite om det i februar. Da har de tid til å sette av helgen, ordne barnevakt og planlegge ferie.
Men seks måneder er ikke en universell sannhet. Gifter dere i januar eller februar, da mange allerede har planlagt ferien sin, kan det lønne seg å sende allerede åtte måneder i forveien. Har dere derimot et lite, intimt bryllup med bare nærmeste familie, og alle bor i samme by, kan fire måneder holde fint.
Save the date timing handler egentlig om ett spørsmål: Hva må gjestene mine ordne for å kunne komme? Jo mer logistikk som kreves, jo tidligere bør de få beskjed.
Utlandsbryllup – da endrer alt seg
Et destination wedding save the date bør ut døren mye tidligere enn de fleste tror. Skal dere gifte dere på Mallorca i juni, bør gjestene vite om det senest i oktober året før – helst i september. Flypriser og hotellrom forsvinner raskt, og ingen vil at venner skal takke nei fordi de ikke rakk å booke.
Tolv måneder i forveien er ikke overdrevet for et bryllup i utlandet. Det gir gjestene tid til å søke om fri, spare litt ekstra og faktisk glede seg til turen – i stedet for å stresse med logistikk i siste liten.
Husk at en destination wedding save the date gjerne bør inneholde litt mer informasjon enn vanlig: hvilken by eller region, omtrentlig hvilken tid på dagen, og om dere planlegger å dele en hotellblokk. Du trenger ikke ha alle svarene ennå, men gjestene trenger nok til å begynne å planlegge.
Gapet mellom save the date og den formelle invitasjonen
Save the date og den formelle invitasjonen er to forskjellige ting med to forskjellige jobber. Save the date sier: «Sett av datoen, vi ønsker deg der.» Invitasjonen sier: «Her er alt du trenger å vite for å møte opp."
Et godt wedding invitation timeline-prinsipp er å sende den formelle invitasjonen seks til åtte uker før bryllupet. Det betyr at gapet mellom save the date og invitasjon gjerne er fire til seks måneder. Det er nok tid til at dere kan ferdigstille meny, bordplassering og vigselsseremoni – uten at gjestene sitter og lurer på detaljene.
Send aldri invitasjonen så tett på save the date at de føles som én og samme ting. Da mister du poenget med begge.
Hva save the date skal si – og hva den ikke skal si
En save the date trenger ikke være lang. Den trenger bare å inneholde det gjestene faktisk trenger akkurat nå:
- Fullt navn på brudeparet
- Dato for bryllupet
- By eller sted (trenger ikke være eksakt adresse)
- «Formell invitasjon følger» – så ingen tror dette er selve invitasjonen
- Eventuelt: lenke til bryllupsside med praktisk info
Hva den ikke skal inneholde: dresscode, menyvalg, RSVP-frist, gaveønskeliste eller lange tekster om kjærlighetshistorien deres. Alt det hører hjemme i invitasjonen eller på bryllupssiden. En save the date som prøver å si for mye, sier egentlig ingenting.
Hold den kort. Hold den vakker. La den gjøre én jobb.
Slik holder du oversikt uten regneark
Det er lett å undervurdere kaoset som oppstår når du har sendt save the date til seksti mennesker på tre forskjellige måter – noen på e-post, noen på SMS, noen via en app. Hvem har åpnet den? Hvem har ikke sett den ennå? Hvem svarte med en emoji og regner det som en bekreftelse?
Venito lar deg sende digitale save the dates og se i sanntid hvem som har åpnet dem – uten at du trenger å holde styr på noe i et regneark. Du kan sende en påminnelse til akkurat de som ikke har åpnet ennå, i stedet for å sende en generell purring til alle og fremstå som masete.
Det sparer deg for en hel del pinlige «bare sjekker om du fikk den»-meldinger på tekstmeldinger. Og det gir deg ro til å fokusere på det som faktisk er gøy med å planlegge bryllup.
